オープンキャンパスに予約したけれど、どうしても参加できなくなってしまってキャンセルしたいとき、どんな風に連絡したら良いんだろう…と迷うことはありませんか？
キャンセルの連絡をしたら印象が悪くなってしまったり、受験のときに不利になったりするんじゃ…と不安に感じている人もいるでしょう。

この記事では、オープンキャンパスのキャンセル方法について、例文も含めて詳しく解説します！

☑オープンキャンパスをキャンセルする方法は？

予約したオープンキャンパスにどうしても参加できなくなってしまったとき、どうやって学校に連絡をすれば良いでしょうか。連絡手段としては主に以下の方法が考えられます。

• 電話
• メール
• LINE（学校のLINEとやりとりできる場合）
• ホームページの予約キャンセルフォーム等（予約完了時のメールに、キャンセル用URLが示されている場合が多い）

学校ホームページ等からオープンキャンパスの予約をした場合は、予約完了時の画面や予約完了メール内に、「キャンセル方法」について明記されていることが多いので、その案内に沿ってキャンセル申請を行うと良いでしょう。

☑オープンキャンパスのキャンセル連絡のポイント

オープンキャンパスの参加をキャンセルする連絡手段は、複数の方法があることを紹介しました。ここでは、それぞれの方法でキャンセル連絡するときのポイントを解説します。

メール・LINE・問い合わせフォームでキャンセル連絡をする場合

メールやLINE、問い合わせフォームからオープンキャンパスをキャンセルする場合は、以下のポイントに注意して連絡しましょう。文字でのやり取りとなるため、丁寧な言葉遣いで誠意を伝えることが重要です。

• 件名は簡潔にまとめる
• 正しい宛名・宛先を確認する
• 自分の情報を漏れなく記載する
• 連絡先を必ず書く
• キャンセルしたい意向を簡潔に述べる
• 誤字脱字がないかチェックする

電話でキャンセル連絡をする場合

急ぎの場合や、当日・前日など直前のタイミングでキャンセルする必要がある場合は、電話での連絡がベストです。電話は直接やり取りする分、緊張するかもしれませんが、誠意を持って落ち着いて伝えれば問題ありません。
電話をかける際は、以下の点を意識しましょう。

• 最初に名乗る（氏名・高校名・学年）
• 相手が聞き取りやすい声のトーン、スピードで話す
• キャンセルしたいオープンキャンパスの日時を明確に伝える
• キャンセルしたい意向を簡潔に述べる
• 相手が電話を切ったのを確認してから静かに電話を切る

☑オープンキャンパスをキャンセルする際の例文をご紹介！

　自分で電話やメール、LINEにてキャンセルの連絡を行う場合ですが、以下にキャンセル連絡を行う際の例文を紹介します。

メール・LINE・問い合わせフォームでキャンセルする文面例

キャンセルをする文面は、以下のような流れを意識するとよいでしょう。送信前には必ず見直しを行い、不安があれば家族や先生などにチェックしてもらうのもおすすめです。

電話でキャンセルする連絡例

電話をかける際は、以下の例を参考に連絡してみましょう。あらかじめ話す内容をメモしておくと、何を話すのか迷わずスムーズに進められます。

この例のように、キャンセルの連絡を入れる場合、まずは自分の個人情報（氏名、高校名、学年）をしっかりと伝えましょう。その上で、キャンセルしたいオープンキャンパスの日時を連絡します。また、今回はキャンセルになってしまったけれど、もし別の機会にオープンキャンパスの予約をし直したいと考えている場合は、この例文のように「また別の日程で参加したい」という気持ちを伝えておくと良いでしょう。そうすれば、他の日程でおすすめのイベントなどの連絡をもらえるかもしれませんよ。

☑オープンキャンパスのキャンセルはいつまで？理由によっては前日や当日キャンセルも大丈夫？

　オープンキャンパスのキャンセルは、基本的にはキャンセルしなくてはいけないことが分かった時点で、早めに連絡をするのがベストです。オープンキャンパスでは当日までに学校の先生や在校生たちが、参加者を迎えるためにさまざまな準備をしてくれています。先生や在校生たちに迷惑をかけないためにも、できるだけ前日や当日などぎりぎりのキャンセル連絡は避け、早めの連絡を心がけるようにしましょう。

しかし、体調不良やその他急な用事等で、どうしても前日や当日などぎりぎりでキャンセルをしなくてはいけない場面もあるでしょう。前日や、特に当日の朝にキャンセルの連絡を入れる場合は、できるだけメールやLINE等ではなく、電話で連絡をするのが良いでしょう。メールやLINEでは、開催直前だと確認してもらえない可能性があるからです。

また、ぎりぎりのキャンセルになる場合は、キャンセル理由についても伝えられる内容であればしっかりと伝えておくと良いでしょう。例えば「風邪をひいてしまった」など理由を正直に伝えれば、「仕方がないことだな」と学校側も納得して急なキャンセルを受け入れてくれるはずですよ。

☑オープンキャンパスをキャンセルすると印象が悪い？受験で不利になる？

　オープンキャンパスをキャンセルしなくてはいけないとき、「キャンセルしたら先生に悪い印象与えないかな…？」「入試のときに不利になったりしないかな？」と心配になる人もいるのではないでしょうか。

オープンキャンパスを開催する学校側の意見としては、「仕方がない理由でのキャンセルであれば、印象が悪くなったり受験で不利になったりすることはない」と考えています。

急な用事や体調不良などは、誰にでも起こりうる仕方がないことです。それらを理由に申し込んだオープンキャンパスをキャンセルしてしまうことは決して悪いことではありませんので安心してください。

ただし、オープンキャンパスに参加できなくなってしまったのに、キャンセルの連絡をしないで無断で欠席してしまった場合は、マナーが守れない生徒なのかなと印象が悪くなってしまう可能性がありますよ。こちらについては、次の項目で詳しく説明します。

☑オープンキャンパスをキャンセルせずに無断欠席してしまったときはどうすればいい？

　オープンキャンパスを、事前にキャンセルの連絡なしで無断欠席してしまうと、上の項目で触れたように学校からの印象が悪くなってしまう可能性があります。しっかりと欠席連絡をするという最低限のマナーが守れないと、進学後も学校の授業をきちんと受けることができないのでは？と考えてしまいますからね。

また、連絡なしでの欠席は「学校へ向かう途中に事故など何かあったのでは？」と心配をかけてしまいますので、必ず事前に連絡をするようにしましょう。

しかし、例えば以下のような場合、「事前に連絡ができずに無断欠席してしまった…！」ということもあるかもしれません。

😞オープンキャンパスに予約したことをすっかり忘れてしまっていた

😞朝寝坊をしてしまい、気がついたらオープンキャンパスの開始時間が過ぎていた

こんなときは、「やってしまった…」「もうダメだ…」と落ち込んでしまうかもしれませんが、とにかく一番の解決策は、“いち早くお詫びの連絡をする”ことです。学校の先生に何と言われるのか怖くて連絡できない人もいるかもしれませんが、誰でも失敗することはあります。それは、学校の先生たちもよくわかっていますので、「申し訳ありません、予約したことを忘れてしまっていて／寝坊をしてしまって、参加することができませんでした。」と素直にお詫びの連絡を入れれば、きっと温かく対応してもらえると思いますよ。

万が一、無断欠席してしまった場合もこのようにしっかりとお詫びの連絡をすることで、「失敗してもしっかりとお詫びできる生徒なんだな」と印象が良くなる可能性もあるかもしれません。逆に何も連絡をしないでいると、悪い印象のままになってしまいますので、注意してくださいね。

以上、オープンキャンパスのキャンセルについて、キャンセル方法や例文、キャンセルしたときの印象等について紹介しました。

さまざまな理由で、予約したオープンキャンパスをキャンセルしないといけない場面もあるでしょう。しっかりと連絡をすることができれば、キャンセルをしても悪印象になったりすることはありませんので安心してください。

キャンセルした後に、また別のイベントを予約して参加する人もたくさんいるので、一度のキャンセルであきらめずに、ぜひオープンキャンパスにどんどん参加してみてくださいね！

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