医療秘書の仕事内容 １日の流れは？
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医療秘書の仕事内容
医療秘書は一般企業の秘書と同様に、医療機関でサポート業務を行います。一般企業の秘書が社長や役員に対してサポートを行うのと同様に医療秘書は病院の経営者や医師に対してサポートを行います。スケジュール管理から訪問客の応対まで、医療機関内の細々とした業務を裏方となってこなしていきます。職場の規模や雇用者の方針によって業務範囲は様々で、院長や要職に就いている職員の個人秘書になることもあれば、医局所属の秘書として組織全体を見ることもあります。
仕事の大半は雑務になりますが、医療秘書ならではのものとして「学会に関連する業務サポート」が挙げられます。医師が学会で発表するための資料作成を手伝ったり、会場まで同行したりするなど、医療の最前線に触れる機会も多くなります。 医療秘書と医療事務の業務の違いとしては、医療事務が主に病院やクリニックの窓口対応やレセプト・電子カルテの作業をメインとするのに対し、医療秘書は院長などのスケジュール管理などのサポートなどの秘書業務も行います。
医療秘書に求められる適性は、細かいことにもよく気がつく几帳面な性格です。対外的な窓口になることも多いので、礼儀正しく、コミュニケーション能力の高さも求められます。また、なによりも医療関係者との接点が多くなるので、医療に高い関心を持って情報を吸収できる人であることが要求されます。
直接患者と接するわけではありませんので、職業としてはあまり世間に認知されていない傾向にありますが、医療機関内では必要な存在となっており、非常にやりがいのある職種といえます。
医療秘書の仕事の詳細
院長や役員のスケジュール管理
院長や医師は通常の診察に加え、会議・学会などのスケジュールが加わります。このスケジュール管理をサポ―トすることも医療秘書の業務です。
院長や医師への来客・電話対応
院長や医師に対して、来客があった際、医療秘書が受付を行い、部屋に通します。電話に関しても同様で、病院にかかってきた電話は一度医療秘書が確認を行います。
院長・医師の学会サポート
院長や医師は学会で発表する機会があります。そういった際に資料の作成のサポートやデータ・論文の検索のサポートを行います。
受付業務
受付業務とは来院した患者の受付けを行う業務のことです。具体的には患者さんの診察券・保険証の確認を行ったり、初めて来院した患者さんには診察券の発行や問診票の記入依頼を行います。また診察後には保険点数応じて診療費の請求費を行います。これらの仕事は医療事務が主に行いますが、職場によっては医療秘書もこれに加わります。
書類作成
診療内容に応じてカルテに入力し、継続的に利用できるようカルテの管理も行います。またレセプト業務と呼ばれる診察内容から保険点数を算出し、レセプト(診療報酬明細書)を作成する業務があります。
午前中の業務
午前中に行われる業務は以下に挙げるものが主となります。1日の業務が滞りなく進んでいくように、お膳立てをしていくことが多くなる傾向にあります。
・自分が担当している医師や院長、役員の出勤を確認し、当日に予定されているスケジュールを伝えます。
・イベントや講演などで外出する予定が入っている場合は出発時間の確認を行い、必要であれば持参する土産物の手配をします。
・昼時に会議が予定されている場合は、食事の用意が必要か否かを確認し、必要であれば手配します。
・取引上のトラブルや、組織内で問題が発生した場合は報告を行います。
・新規の予定が入ったり、予定変更や取り消しが発生したりした場合に、その旨を伝えます。
・予定されている案件について重要度や意向を確認し、優先順位をつけていきます。
・ダブルブッキングなどが発生しないように、1週間ほど先までの予定を把握します。
・自分が担当している医師や院長、役員などから指示や相談されたことについて調整を行います。
・慶弔業務が入った場合には、電報（祝電や弔電）や花などの手配を行います。
午後の業務
午後に行われる業務は以下に挙げるものが主となります。自分が担当している医師や院長、役員などと行動を共にすることが多くなる傾向にあります。
・入ってくる予定に対し医師や院長、役員などの都合を確認します。
・訪問先へ伺う案件があれば先方にアポイントを取ります。
・名刺の管理を行います。
・会議が必要な場合は関係各所とスケジュール調整します。
・来客があれば案内などの対応をします。必要であればお茶出しなどもします。
・接待をするための手配や調整を行います。
・院長や役員などがハイヤーなどを利用するときには、車両の手配を行います。専任ドライバーが在籍しているような場合は、日頃からドライバーと予定の情報共有をしておきます。
・出張がある場合には公共交通機関のチケットや宿泊するホテルの手配をします。
・経費の確認や、決済後の処理をします。
・翌日の予定をチェックし、早めに準備できるものはしておきます。
このほか、院長や役員など部屋持ちの人物に付いている場合、部屋の片付けなど雑務を行うこともあります。
ある1日のスケジュール
医療秘書が1日をどう過ごすのか、時系列を追ってご紹介します。ここでは総合病院の院長に付いている医療秘書の典型的な例を示します。細部は現場によって異なってきますので、医療秘書業務の一例として参考にしてみてください。
8:30
病院幹部で行っているミーティングへ参加します。
8:45
病院全体で行っている朝礼に参加します。
9:00
院長へ本日のスケジュールを伝えます。
来客への応対や、かかってくる電話に対応します。
在籍している医師たちのスケジュールを確認して予定を立てます。
12:30
昼休憩。
14:00
メディア等の取材があれば、午後の診療が始まるまでに対応します。
必要があれば、予定されている案件に院長と行動を共にします。
スケジュールに変更が生じたら、都度調整を行います。
17:00
医師が研究しているデータをまとめたり、論文に必要な資料の収集や執筆の補助をします。
18:00
とくに急ぐような業務がなければ、翌日の業務を確認してしてから退勤します。
このほかにも随時院内の状況を把握し、急患や救急搬送によって急変するスケジュールの対応を行います。
医療秘書のよくある質問
・医療秘書の仕事内容とは？
一般企業の秘書と同様に、医療機関でサポート業務を行うのが医療秘書です。スケジュール管理から訪問客の応対まで、医療機関内の細々とした業務を裏方となってこなしていきます。
・医療秘書の給料・年収はどれくらい？
一般病院の場合、月収28万円ほどが平均額になっています（令和3年実施 医療経済実態調査より）。また、福利厚生の面において充実しているという点も特徴のひとつです。医療秘書の正社員であれば、年2回のボーナスが支給される医療機関も多いでしょう。
詳しくは「医療秘書の給料・年収はどれくらい」ページを参照ください。
・医療秘書に資格は必要？
医療秘書になるには、資格が必要というわけではありません。医療機関の秘書なら、行政関係者や、大学関係者、製薬会社などとの連絡が多く、秘書の能力が試されます。必須ではないとしても、求人の競争に勝つためには、資格を取得して、医療秘書という業務に関する深い知識を持っていることを証明してもらうことができます。
詳しくは「医療秘書に資格は必要？」ページを参照ください。
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